Document d’information concernant la vie privée et la confidentialité

Servas Canada protège ses hôtes et ses voyageurs en :

  • Soumettant à un contrôle chaque membre de Servas Canada au moyen d’une entrevue officielle;
  • Donnant accès à la base de données ServasOnline aux membres approuvés de Servas Canada, laquelle comprend :
    • Les coordonnées des hôtes et voyageurs et autres renseignements les concernant
    • Les documents de voyage et la lettre de présentation requise;
  • Faisant la mise à jour des renseignements sur les Canadiens dans la base de données ServasOnline;
  • Utilisant les renseignements personnels des hôtes et des voyageurs tels qu’ils sont fournis et à l’usage exclusif de Servas Canada et Servas International;
  • Permettant aux administrateurs de Servas Canada d’avoir accès aux renseignements personnels des hôtes et des voyageurs en cas d’urgence ou pour tout autre besoin concernant Servas;
  • Garantissant que tous les renseignements personnels des hôtes et des voyageurs demeurent la propriété de Servas Canada;
  • Ayant une procédure officielle pour :
    • Désactiver les comptes des membres de Servas Canada de la base de données ServasOnline;
    • Gérer les hôtes et les voyageurs de Servas Canada qui ont des comportements problématiques ainsi que les voyageurs Servas d’autres pays membres;
    • Faire le suivi de plaintes de membres ou de résolution de conflits avec des membres de Servas Canada;

Comment Servas utilise-t-il vos renseignements personnels?

  • Vos renseignements personnels, que vous soyez hôte ou voyageur, sont conservés dans une base de données sécuritaire appelée ServasOnline
  • Cette base de données contient les profils des membres Servas (hôtes et voyageurs) et les lettres de présentation des voyageurs. Cette information est créée et mise à jour par les membres de Servas, qui peuvent aussi déterminer le degré de confidentialité des renseignements présentés
  • Les membres approuvés de Servas ont accès à ces renseignements personnels sur les hôtes et les voyageurs dans le but de leur permettre de connaître les opportunités de rencontres et de voyages, d’organiser leurs déplacements et de contacter directement les autres membres Servas
  • Les administrateurs de Servas Canada et Servas International peuvent utiliser la base de données ServasOnline pour identifier les membres, définir les tendances de voyage, pour la correspondance, etc.
  • Les informations demeurent dans la base de données ServasOnline sauf si l’adhésion d’un membre de Servas Canada prend fin, dans lequel cas le profil du membre sera désactivé de ServasOnline

Vos responsabilités en tant que membre de Servas Canada

  • Faire une mise à jour régulière de votre profil
  • Garder tous les renseignements personnels des hôtes et des voyageurs Servas confidentiels (c’est-à-dire dans la communauté Servas)
  • Payer les droits exigés de Servas Canada lorsque requis
  • Vous rappeler que l’hospitalité Servas a pour but de créer une expérience d’apprentissage et d’échanges culturels
  • Suivre les lignes directrices de Servas pour le voyage et l’accueil comme prescrit sur le site de Servas Canada (Consignes aux voyageurs Canadiens; Responsabilités des hôtes Canadiens)
  • Remplir et signer l’entente ci-jointe concernant la vie privée et la confidentialité des hôtes et des voyageurs (Disponible en ligne ou en format .pdf)

Servas Canada conservera une copie de cette entente.